「実績報告で困らないため」補助事業期間にやっておきたい9つのポイント(事業再構築補助金)

補助金はよく「採択された”後”が大変」と言われます。それもそのはず、採択決定後にも交付申請や実績報告といった申請が必要であり、そのたびに多くの書類を用意しないといけません。そして各種申請が承認されて、ようやく補助金を受領することができます。ただでさえ忙しい日常業務に加えて、新たな補助事業も行う事業者様に少しでも役立つように、今回は特に手間がかかる”実績報告”に困らないために、補助事業期間にやっておくべきポイント(事業再構築補助金)をまとめました。

【交付申請についてはこちらを参照】
〉事業再構築補助金 交付申請不備にならないための注意点
〉【決定版】事業再構築補助金“交付申請”の方法と注意点！

採択決定した後はなにをしなければいけないの?

補助金事業に採択されてすぐに事業開始(業者等への発注・契約)はできません。採択後に交付申請を行い、審査の後、交付決定通知書を受領してからようやく事業を開始することができます。事業が終了した後は、実績報告書を提出する必要があります。この実績報告書は基本的に事業終了後30日以内に提出が求められていますが、提出する資料が多く大変です。実績報告時に困らないように、事業開始の段階から準備を進めておくことが大切です。

事業再構築補助金 採択決定後の流れ

実績報告に困らないための９つのポイント(事業再構築補助金)

いざ、実績報告のタイミングになってから困ることがないように、補助事業期間中に少しずつ資料を揃えておきましょう。そこで、補助事業期間中にやっておくべき９つのポイントをチェックリストにしました。それぞれの内容ついても簡単に解説していきます。

※チェックリスト（Excel版）はこちら→ダウンロード

①「着工前」「工事中」「工事後」の写真撮影と保存

実績報告では着工前、工事中、工事後の写真提出が求められます。着工前、工事中の写真はあらかじめ取っておかなければ撮り直しが出来ないため注意ください。また、写真撮影の位置も事業実施前と後で比較ができるように、同一の場所・方向から複数枚撮影してください。

※機械設備の場合は設置前、搬入時・据付時、設置後と読み替えてください。

②契約書を結ぶ(発注書・請書または注文書・注文確認書でもＯＫ)

補助対象経費として申請しているものについては、契約書を締結する必要があります。ただし、発注書・請書または、注文書・注文確認書でも代用が可能です。事業再構築補助金の採択者向け資料に注文書の参考様式(参考様式8)が掲載されていますので参考までに添付しておきます。

注文書イメージ

 

※参考様式８(注文書)はこちら→ダウンロード

③納品書or引渡書or完了報告書をもらう(機械購入の場合は搬入時の送付伝票も保管しておく)

納品書や引渡書は商品やサービスの納品が決まった際に発行される書類です。 通常、工事の完了時や機械等の納品時に業者より発行されますが、万一受け取っていなかった場合は業者に発行をお願いしてみてください。

④検収書を発行する

検収書とは、納品された商品やサービスが、発注通りの内容（品物・数量・品質など）であったことを示す書類です。自社として通常発行している検収書があればそちらを発行いただくことで問題ありません。検収書がない場合は、納品書のコピーに「検収」と手書きしたうえで「検収年月日」「立合者氏名」をサインしてコピーすれば代替できます。

⑤取得した機械・物件にはシール等を貼付する

補助事業で取得した物件等は、補助事業のみに使用しなければなりませ。そのため、物件等にシールを貼付し、他の設備等と明確に区分する必要があります。シールについてはイメージを以下に示しますので参考にしてください。

⑥支払は原則銀行振込で行う

代金支払方法は原則、銀行振込です。経理の都合上、やむを得ない事情に限りクレジットカードで支払う場合は、事前に補助金事務局に相談してください。その他の支払方法は基本認められませんのでご注意ください。

⑦振込金受領書・支払証明書は捨てずにとっておく

代金支払時に受領する振込金受領書や支払証明書など、代金の支払いを証明するための書類は捨てずに保管しておいてください。実績報告時に提出が求められます。ネット銀行などの場合は、取引記録の画面をコピーして保管しておく必要があります。

⑧各書類の日付の整合が以下になっているか確認する

各証拠書類の日付の順番に整合が取れているか確認が必要です。書類の数が多くなりますので、順番を念頭に置いて各書類を発行・受取しましょう。

⑨出納帳を用意(作成)する

実績報告では、出納帳コピー（補助事業に要した経費の出納状況が記載されている部分）の提出が求められます。補助事業終了後30日以内に実績報告を完了しなければいけませんので、事業期間中に出納帳を用意(作成)しておくことが大切です。事業再構築補助金の採択者向け資料に出納帳(参考様式19)の参考様式が掲載されていますので参考までに添付しておきます。

出納帳イメージ

※参考様式19(出納帳)はこちら→ダウンロード

最後に

今回は事業期間中に備えておくべきポイントについてまとめてみました。補助事業終了後の実績報告は提出資料がとても多く、終了後に準備し始めても集めることができない資料もあります。事業開始時から実績報告書の提出を意識して、準備を始める際に本ブログが参考になれば幸いです。