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補助金_実績報告資料の書き方例その3【B-1_機械装置・システム構築費】経理書類編

はじめに

これまで2回にわたり、補助金の採択後に事務局に提出する実績報告資料の準備として、【ものづくり補助金で機械設備を購入する場合】を例にとり、①実績報告書】【②出納帳について作成方法を説明しました。

<記事>

今回はその第3弾として、【②証拠書類に含まれ、見積書や注文書等の経理書類】をまとめるフォルダの作成方法について説明します。

本記事では、【ものづくり補助金で機械設備を購入する場合】を想定していますので、【B-1_機械装置・システム構築費】の作成方法の説明となります。

なお、以下のHPの下段【実績報告】の箇所にマニュアルや参考書式が保存されています。

(ものづくり補助金公式HP)

補助金の実績報告資料とは?(概要)

実績報告資料とは、①実績報告書】【②証拠書類】を合わせた資料一式を言い、事務局に提出します。具体的には以下のとおりです。

①実績報告書とは、事業計画に沿って実施した補助事業の完了後補助事業の具体的内容その成果を記載した書類です。

②証拠書類とは、実際に購入した機械装置等に関する費用(支出)の証拠書類です。証拠書類を提出することで、補助金交付額の確定準備ができます。

電子申請を行うにあたり、フォルダの構成が下記の図のように定められています。今回の【機械設備の購入】では赤枠で囲まれたフォルダを準備します。

今回は、【B_費目別】にある【B-1_機械装置・システム構築費】を見ていきましょう。

B-1_機械装置・システム構築費(フォルダ)とは ~ものづくり補助金の場合~

今回取り上げる内容に該当するフォルダは【B-1_機械装置・システム構築費】になります。実際は投資する内容によって、他のフォルダも作成する必要がありますのでご注意ください。

このフォルダに保存するファイルは以下のとおりです。

★経理書類
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

見積依頼書から振込依頼書までの書類の準備が必要です。

★他の書類
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

サンプルとして実際にフォルダとファイルを作ってみると以下のような形になります。
※クリックで拡大します。

また、経理書類は、見積依頼書から振込依頼書までを1つのPDFファイルにまとめることも可能です。その場合は以下のような形になります。
※クリックで拡大します。

今回は経理書類について説明し、他の書類は次回説明します。
それでは経理書類のファイルについて、具体的に説明していきます。

経理書類について ~ものづくり補助金の場合~

所定書式がHPの下段【実績報告】の【実績報告関連資料】から一括でダウンロードできます。ファイルだけでなくフォルダ構成のセットもダウンロードされます。
(ものづくり補助金公式HP)

まず経理書類の準備にあたり、注意点を2つご紹介します。

経理書類の日付に注意してください!
書類ごとに日付の整合性が取れていることが大事です。下図では左の見積依頼書から順に書類が発行され、最後は右の振込依頼書になります。整合性が取れていない場合、書類不備として修正する可能性がありますのでご注意ください。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

【注意点】
上図では見積書の後の日付で注文書が発行される順序になっています。
例1)見積書:3月1日 注文書:3月15日
_→見積書受領に注文書を発行したことになるため、日付の整合性OK
例2)見積書:3月1日 注文書:2月25日
_→見積書受領に注文書を発行したことになるため、日付の整合性NG

修正にならないように、日付の整合性には十分ご注意ください。

★管理No.の記載をお願いします!
経理書類すべての書類に対して、管理No.を記載してください。記載がない場合は書類不備として修正する可能性がありますのでご注意ください。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

この管理No.は、過去記事でもご紹介しましたが、預金出納帳作成時に使用するので、必ず記載してください。
詳しくはこちらをご覧ください。
補助金_実績報告資料の書き方例その2【②A-2_出納帳編】
※クリックで拡大します。

次に、各書類の注意点をご紹介します。

★見積依頼書
税抜単価50万円以上の物件(設備、原材料費、外注費、広告宣伝等を含む)の場合、見積作成業者に仕様や要件を提示する証拠書類として、この見積依頼書の提出が必要になります。
この書類は、見積書より前の日付になります。
※クリックで拡大します。

★見積書(相見積書)と注文書
税抜単価50万円以上の物件(設備、原材料費、外注費、広告宣伝等を含む)の場合、原則2社以上から見積書を取得する相見積もりが必要です。合理的な理由により相見積書の取得ができない場合は「業者選定理由書」を提出し、妥当だと判断されれば相見積もりなしで交付決定されますが、相見積もりを行った方が、より適切な対応です。
この書類は、見積依頼書より後の日付、注文書より前の日付になります。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

★納品書
発注した物件が納品された時に受領する書類です。検収印が必要ですが、検収場所は必ず「補助事業実施場所」で実施してください。
この書類は、注文書より後の日付、請求書より前の日付になります。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

この検収日は、過去記事でもご紹介しましたが、「様式第7 取得財産等管理台帳」の取得年月日と同じ日付になりますのでご注意ください。
詳しくはこちらをご覧ください。
補助金_実績報告資料の書き方例その1【①A-1_実績報告書編】
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★請求書
発注した物件の納品後、発注業者から発行された請求に関する書類です。インターネットから注文して請求書の発行ができない場合は、パソコンの注文画面のコピーが原本の代用となります。
この書類は、納品書より後の日付、振込依頼書より前の日付になります。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

★振込依頼書
請求書に沿って支払が行われたかを証明する書類です。
取引先の口座情報」「補助事業者の口座情報」「振込金額」「振込指定日」を事務局は確認しますので、不足情報が無いようにご準備ください。
この書類は、請求書より後の日付、補助事業完了期限日より前の日付になります。
※クリックで拡大します。

(出典:ものづくり補助金HP_補助事業の手引きより)

まとめ

今回は【B-1_機械装置・システム構築費】経理書類編について説明しました。経理書類の不備によって修正指示を受けたり再発行をお願いする事例が非常に多いので、こちらを参考にしながら準備を進めてください。

次回は【B-1_機械装置・システム構築費の場合】他の書類編と、それ以外の注意点について説明いたします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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